Nebenkostenabrechnung: Was Vermieter wissen müssen

Als Hausverwalter erstelle ich Nebenkostenabrechnungen für vermietete Wohnungen das ganze Jahr über – und sehe dabei immer wieder dieselben Fehler. Dabei ist eine korrekte Abrechnung kein Hexenwerk, wenn man die Spielregeln kennt. Dieser Beitrag fasst die wichtigsten zusammen: welche Kosten Sie umlegen dürfen, welche Fristen gelten und woran gute Abrechnungen scheitern.

Betriebskosten, Nebenkosten, Heizkosten – was ist was?

Im Alltag werden die Begriffe oft vermischt. Juristisch korrekt spricht das Gesetz von Betriebskosten: die laufenden Kosten, die durch den Besitz und Gebrauch eines Gebäudes regelmäßig entstehen. „Nebenkosten" ist der umgangssprachliche Oberbegriff dafür. Die Heizkosten sind ein Sonderfall – für sie gilt zusätzlich die Heizkostenverordnung.

Grundlage der Umlage ist immer der Mietvertrag: Nur wenn dort vereinbart ist, dass der Mieter die Betriebskosten trägt, dürfen Sie sie überhaupt abrechnen (§ 556 BGB). Fehlt diese Klausel, sind die Kosten mit der Grundmiete abgegolten.

Welche Kosten sind umlagefähig?

Umlegen dürfen Sie nur die 17 Kostenarten, die in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschließend aufgezählt sind. Dazu gehören unter anderem:

• Grundsteuer
• Wasserversorgung und Entwässerung
• Heizung und Warmwasser
• Aufzug
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherungen
• Hauswart

Ein aktueller Stolperstein: Die Kabel- und Fernsehgebühren dürfen seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr pauschal über die Betriebskosten umgelegt werden (Ende des sogenannten Nebenkostenprivilegs). Abrechnungen für 2025 und 2026 sollten diese Position daher nicht mehr enthalten.

Die wichtigste Regel: die 12-Monats-Frist

Wenn Sie sich nur eine Zahl merken, dann diese: zwölf Monate. Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.

Versäumen Sie diese Frist, können Sie eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen – es sei denn, Sie haben die Verspätung nachweislich nicht zu vertreten. Ein Guthaben müssen Sie dem Mieter dagegen auch nach Fristablauf auszahlen. Die Frist läuft also einseitig zu Ihren Lasten – pünktliches Abrechnen ist daher bares Geld wert.

Der richtige Verteilerschlüssel

Die Gesamtkosten werden nach einem Schlüssel auf die einzelnen Mieter verteilt. Haben Sie im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, gilt automatisch die Wohnfläche (§ 556a BGB).

Eine Ausnahme bilden die Heiz- und Warmwasserkosten: Sie müssen nach der Heizkostenverordnung überwiegend verbrauchsabhängig abgerechnet werden – in der Regel zu 50 bis 70 Prozent nach dem tatsächlichen Verbrauch, der Rest nach Fläche. Wird das nicht beachtet, darf der Mieter den Abrechnungsbetrag um 15 Prozent kürzen.

Was in eine korrekte Abrechnung gehört

Damit eine Abrechnung formell wirksam ist, muss sie für den Mieter nachvollziehbar sein. Der Bundesgerichtshof verlangt vier Mindestangaben:

• eine Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart
• die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels
• die Berechnung des Anteils des einzelnen Mieters
• der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen

Der Mieter hat außerdem das Recht, die zugrunde liegenden Belege einzusehen. Eine transparente, prüfbare Abrechnung ist nicht nur Pflicht – sie ist auch der beste Weg, Streit von vornherein zu vermeiden.

Häufige Fehler – und wie Sie sie vermeiden

• Frist verpasst: Die Abrechnung geht zu spät raus – die Nachforderung ist verloren. Planen Sie die Erstellung früh genug ein.
• Nicht umlagefähige Kosten enthalten: Verwaltungskosten oder Reparaturen tauchen in der Abrechnung auf – ein klassischer Grund für berechtigte Einwendungen.
• Falscher oder unerklärter Verteilerschlüssel: Ohne nachvollziehbaren Schlüssel ist die Abrechnung angreifbar.
• Heizkosten rein nach Fläche: Verstoß gegen die Heizkostenverordnung – der Mieter darf kürzen.
• Leerstand auf Mieter umgelegt: Kosten für leer stehende Wohnungen trägt der Vermieter, nicht die übrigen Mieter.

Fazit

Eine saubere Nebenkostenabrechnung schützt vor finanziellen Verlusten und vor Streit mit dem Mieter. Die wichtigsten Hebel: nur umlagefähige Kosten ansetzen, die 12-Monats-Frist einhalten, den richtigen Verteilerschlüssel verwenden und transparent abrechnen. Wer vermietet, ohne sich täglich mit Mietrecht zu beschäftigen, fährt damit gut, die Abrechnung in professionelle Hände zu geben – dann stimmen Fristen und Zahlen, und Sie haben den Rücken frei.